Sídlo firmy v bytě: pro a proti, zádrhely

Plánujete založit s.r.o. a uvažujete, kam umístit sídlo? Mnoho podnikatelů nepotřebuje samostatnou kancelář k jednání s klienty, nepotřebuje skladové prostory, ani nemá zaměstnance, pro které je třeba zajistit zázemí. Nejčastěji se pohybují v terénu či na internetu a sídlo firmy je pro ně pouze povinnost vyplývající ze zákona. Z uvedených důvodů nebo čistě kvůli úspoře nákladů majitelé firem někdy volí sídlo společnosti, nejčastěji s.r.o., v bytě na adrese svého bydliště. Na první pohled se jedná o nejjednodušší a nejlevnější řešení a to jsou vlastně také hlavní plusy tohoto řešení.

Ne vždy je ale umístit sídlo na adrese bytu výhodné nebo možné. Jaké mohou být na druhé straně překážky nebo mínusy?

1) Souhlas s umístěním sídla

K umístění sídla zakládané firmy na jakékoliv adrese je nutný souhlas vlastníka nemovitosti s úředně ověřeným podpisem. Pokud je nemovitost ve vlastnictví zakladatele, není problém, aby vydal souhlas sám sobě. Ovšem v ostatních případech nemusí být získání souhlasu bezproblémové. Souhlas musí vystavit oprávněná osoba, nelze tedy pověřit někoho z rodiny nebo libovolného zaměstnance, aby souhlas podepsal. Nezřídka se setkáváme se situacemi, kdy souhlas podepsala osoba, která není uvedena v katastru nemovitostí jako vlastník nebo v případě právnické osoby není členem statutárního orgánu. Takový souhlas je živnostenským úřadem a obchodním soudem odmítnut.

Samostatnou kapitolou je umístění sídla s.r.o. v družstevním bytě. Souhlas totiž podepisuje představenstvo v souladu se stanovami družstva. Tedy pokud např. družstvo zastupuje vždy předseda a jeden člen představenstva, musí souhlas podepsat oba dva a podpisy nechat ověřit. Nelze použít souhlas podepsaný pouze jednou osobou nebo správcem nemovitosti (pokud k tomu nemá aktuální, výslovně udělenou plnou moc). V podobných situacích dochází mnohdy k nedorozuměním nebo k dlouhým časovým prodlevám.

Dá Vám vlastník nemovitosti souhlas s umístněním sídla? Zadarmo nebo si to nechá také zaplatit?

2) Riziko exekuce

Exekutoři, kteří vykonávají pravomocné exekuční rozhodnutí, nemají povinnost zkoumat, komu patří majetek umístěný na adrese sídla. Pokud máte sídlo firmy na adrese svého bydliště, pravděpodobně přistoupí k exekuci techniky a nábytku, který nemusí patřit firmě, ale domácnosti. Vyvarovat se uvedeného postupu lze pouze prokázáním vlastnictví např. kupní smlouvou, což však zejména u staršího majetku bývá problematické. Cílem exekuce se tedy mohou stát i osobní věci osob žijících ve společné domácnosti. V takové situaci existuje zákonná možnost dosáhnout nápravy prostřednictvím tzv. vylučovací žaloby, jedná se ovšem o složitý a hlavně dlouho trvající proces, kterému je lépe se vyhnout.

Nutno také upozornit na opačnou situaci – pokud dojde k exekuci osobního majetku některého člena domácnosti, opět exekutor nezkoumá, komu technika a nábytek na uvedené adrese patří, a může tedy dojít i k zabavení majetku firmy, která má na dané adrese sídlo.

Takto je vidět sídlo firmy ve veřejném registru podnikatelských subjektů (v ARESu)

3) Reprezentace firmy a komfort

Tato otázka má několik rovin. Samozřejmě, že firma, která potřebuje reprezentativní prostory v kancelářském centru, nebude uvažovat o umístění sídla firmy v bytě. Spíše se zaměříme na podnikatele, pro kterého je sídlo pouze zákonnou povinností. Sídlo právnické osoby musí být dle živnostenského zákona označeno u vstupu do nemovitosti názvem a IČ. Tato zdánlivě nevinná maličkost se může stát nepříjemností. Takto označená nemovitost totiž může budit nežádoucí zájem sousedů nebo dokonce neznámých osob. A pokud je nemovitost na první pohled reprezentativní, může kromě závisti probudit také pozornost zlodějů.

Podnikatel se musí připravit i na to, že adresa sídla je veřejně známou informací na obchodním rejstříku, proto může očekávat neohlášené návštěvy zákazníků, kteří mají cestu okolo nebo potřebují ihned řešit svůj problém – zazvoní na adrese a budou rušit majitele domu a jeho rodinu klidně i o víkendu nebo ve svátek. A když se časem objeví agresivní, byť neoprávněně podrážděný zákazník…

V neposlední řadě je třeba myslet na to, že pokud je firma vyzvána úřadem k jednání v sídle firmy, má povinnost zajistit prostory tomu odpovídající. Jistě si každý umí představit napjatou atmosféru a řadu nepříjemností během kontroly úředníků v domácnosti podnikatele, kde jsou třeba přítomny děti, pes apod.

4) Doručování zásilek do sídla firmy

Možná, že na začátku podnikání budete trávit hodně času doma na počítači a telefonu. Představte si ale situaci za pár měsíců či let, kdy budete jezdit na jednání s klíčovými odběrateli a dodavateli, diskutovat s důležitými zákazníky v restauracích a užívat si zaslouženou rekreaci. Budete zároveň sledovat, kdy má dorazit pošťák a kurýři s doporučeným dopisem nebo balíčky? Budou se o to chtít starat členové vaší rodiny?

Pokud nebudete mít spolehlivého člověka na recepci či v dosahu domácího zvonku, nevyhnete se pobytu ve frontě na poště, spoustě telefonátů s kurýry a nakonec i zatoulanému balíčku. To se vám na profesionální recepci nestane – korespondenci a balíky si můžete vyzvednout kdykoliv a dopisy si necháte naskenovat do emailu.

5) Sídlo firmy v bytě a legislativa

Platná legislativa říká, sídlo právnické osoby může být v bytě pouze v případě, že je to slučitelné s jejím účelem a odpovídá to i povaze a rozsahu její činnosti. Dle našich zkušeností toto ustanovení úřady obvykle neřeší a sídlo firmy v bytě bývá tolerováno. Spekulativní otázkou však také je, zda nedojde časem ke změně a nebudou rozesílány hromadné požadavky na změnu sídla do nebytových prostor.

Alternativa sdílené nebo tzv. virtuální kanceláře výše zmíněné potíže řeší. Jedná se v podstatě o pronájem sdílených prostor se zajištěním běžné administrativy spojené se sídlem firmy. Na adresách jsou zařízené kancelářské prostory s recepcí, která zajišťuje kontakt s klienty, zpracování pošty, obsluhu zákaznické linky, evidenci vzkazů a návštěv, spediční služby atd.

Potřebujete-li pro své podnikání občas využívat vybavenou kancelář nebo zasedací místnost (např. na jednání s úředníky), není problém si jí krátkodobě na adrese sídla pronajmout, pokud už to není v ceně. A podle toho, s kým jednáte, může být praktické jednat s obchodním partnerem v prostorách slušné úrovně a také včetně technického zázemí (wi-fi, tiskárna, kopírka, skener) a pomocí se zajištěním klasické kávy nebo jiného občerstvení.

Za přípravu tohoto článku děkujeme Profi kancláři s.r.o., která se zabývá poskytováním sídla a zakládáním firem. Jejich pohostinné služby rádi využíváme a můžeme vřele doporučit.